Naplánovaním riadenia zákaziek zabezpečujeme efektívne procesy v zaobstarávaní tovarov a služieb potrebných pre projekt. Určujeme proces výberu dodávateľov, nákupu a uzatvárania zmlúv. Úlohou plánu riadenia zákaziek je čo najefektívnejšie zaobstarať vstupy potrebné pre projekt a zaručiť zákonnosť zmluvných a zaobstarávacích procesov.
Definícia položiek
Popis všetkých potrebných položiek s jasnou technickou definíciou potrebných na úspešné dokončenie projektu, s relevantným odôvodnením potreby a termínom zaobstarania s ohľadom na časové harmonogramy projektu. Uvádzame aj položky, ktoré máme k dispozícií z interných zdrojov, alebo ich sami zabezpečíme ( napríklad vyrobíme, poskytneme personál, ... ) a nebude ich potrebné zaobstarať, pre ďalšie interné plánovanie z vlastných zdrojov.
Výber typu zmluvných vzťahov
Opíšeme typy zmlúv aj s jednotlivými podmienkami, ktoré budeme používať na zaobstaranie jednotlivých tovarov, alebo služieb, alebo skupín tovarov a služieb. Pre rôzne položky sú väčšinou vhodné rôzne typy zmlúv a podmienok. K dispozícií je vždy viacero vhodných typov zmlúv a správne nastavenie typu a podmienok je veľmi dôležité pre bezproblémovú a výhodnú realizáciu projektu.
Určenie spôsobu zaobstarávania
Pre potreby projektu môžeme zaobstarávať potrebné vstupy rôznymi spôsobmi, v prvom rade overíme či je z hľadiska zákonodarstva danej krajiny potrebné použiť verejné obstarávanie ( väčšinou pri štátnej správe, projektoch financovaných z dotačných a grantových schém, financovaní cez finančné mechanizmy, individuálne pri financovaní komerčnými bankami a na základe vlastného dobrovoľného interného rozhodnutia pri investíciách nad určité sumy ). Spôsoby zaobstarania:
-
verejné obstarávanie ( dlhotrvajúci a zložitý proces s veľkým množstvom právnych nejasností a možnosťou napadnutia formálnych krokov )
-
verejná súťaž ( publikovanie vo vestníku )
-
užšia súťaž ( výzva na predloženie ponuky pre 5-20 uchádzačov)
-
rokovacie konanie so zverejnením ( výzva na rokovanie pre 3-20 uchádzačov )
-
rokovacie konania bez zverejnenia ( utajenie, autorské práva, predĺženie, alebo rozšírenie existujúcej zmluvy, časová tieseň, ...)
Určenie potencionálnych rizík
Každé zaobstarávanie z externých zdrojov má rizikový potenciál a riadime sa Plánom riadenia rizík doplneným, ak existujú, o špecifické riziká. Môže sa hlavne jednať o schopnosti a výrobné kapacity dodávateľov, bonity dodávateľov vo finančných inštitúciách, ťažkosti pri verejnom obstarávaní, odchýlky od špecifikácií, nesúlad s platnými zmluvami, nespoľahlivú dopravu, ...
Určenie riadenia potencionálnych rizík
Určíme, ktoré riziká sú vylúčené a ako sa bude dohliadať na prijaté riziká. Môžeme, ale nemusíme poveriť zodpovedné osoby určené v pláne riadenia rizík, alebo môžeme poveriť inú osobu ( interne, alebo externe ). Každé prijaté riziko musí byť schválené vedením projektu a tiež musí byť oboznámené z každým novo objaveným rizikom.
Určenie obmedzení
Vrámci celého procesu zaobstarávania sa môžu vyskytnúť obmedzenia, ktoré sa nevyhnutne musia stať súčasťou projektu. Stáva tak hlavne pri verejnom obstarávaní a je potrebné s nimi oboznámiť aj dodávateľov. Vyskytujú sa hlavne napríklad obmedzenia:
-
fixný harmonogram projektu
-
fixný rozpočet a cena: možnosť zmeny iba v prípade schválenia rozsahu projektu ( pri dotačnom a grantovom financovaní )
-
nemožnosť navýšiť rozsah prác nad špecifikáciu, bez priamej podpory projektu ( pri verejnom obstarávaní )
-
nemožnosť zmeny špecifikácie položiek
-
a mnoho iných ( väčšinou pri verejnom obstarávaní a financovaní dotačnými a grantovými schémami )
Určenie procesov schvaľovania zmluvných vzťahov
Účelom tejto časti je definovanie procesu, ktorým sa schvaľujú jednotlivé zmluvy a určenie kto a ako sa podieľa na schvaľovaní. Po analýze nákladov a revízie ponúk z hľadiska stanovených kritérií určíme celý proces. Kompetencie a osoby, ako aj ich počet sa väčšinou líšia v závislosti od typu zmluvy, výšky nákupu a druhu položky.
Určenie kritérií pre výber
Kritéria, ktoré nám pomôžu ohodnotiť a následne sa rozhodnúť pre konkrétneho dodávateľa bývajú pri rôznych položkách rôzne, musia však byť dopredu jasne určené. Pre všetky položky spoločné by mali byť následujúce kritériá: 1. kvalita dodávaných tovarov, alebo služieb, 2. schopnosť dodržiavať termíny, 3. predchádzajúce skúsenosti, 4. termín dodania, 5. porovnanie nákladov a kvality medzi dodávateľmi.
Určenie procesu kontroly dodávok
Kontrola dodávok je dôležitou súčasťou celého procesu a zabezpečuje dodržiavanie zmluvných podmienok, eliminuje zdržanie projektu na základe neskorých dodávok a kontrolou kvality dodávok zabezpečíme výslednú kvalitu projektu.
Výstupy
-
plán riadenia zákaziek
-
tabuľky popisu položiek a zmluvných vzťahov s hodnoteniami, spôsobmi zaobstarania a kompetenciami
-
harmonogramy dodávok a kontroly
-
výkonnostné posudzovanie kritérií (metriky)
-
určenie požiadaviek a obmedzení pre dodávateľov jednotlivých položiek pre potreby ponukového konania, najvhodnejšie s cenovým ohraničením
-
štandardizované súťažné podklady
verejne sprístupnené dielo MEDIA COELI ® podmienky: www.mediacoeli.sk
Informácie: Milena Mrvová - MEDIA COELI ®, Pekárska 11, 917 01 Trnava, Slovakia, info@mediacoeli.sk,
SK, CZ: 00421911907188, English, French, German: 00421904807188
MEDIA COELI ® pm plan riadenia zakaziek.pdf
MEDIA COELI ® pm plan riadenia zakaziek.docx | 
